Plan pluriannuel de Maple en matière d’accessibilité

Le plan pluriannuel de Maple en matière d’accessibilité a été mis à jour le 11 décembre 2023.

Le plan pluriannuel en matière d’accessibilité décrit les politiques et les actions que Maple (« Maple », « nous ») mettra en œuvre de 2021 à 2026 afin d’améliorer les possibilités offertes aux personnes handicapées. Le présent document présente notre stratégie progressive de détection, de suppression et de prévention des obstacles à l’accessibilité.

Nous nous engageons à réexaminer ce plan chaque année et à le mettre à jour au besoin.

Déclaration d’engagement en faveur de l’accessibilité

Nous tenons à rendre notre entreprise et nos services aussi accessibles que possible pour tous. Le principe d’équité nous guide dans l’accomplissement de notre mission, qui consiste à créer une expérience de soins de santé connectés pour les patients et les médecins.

Nous promettons d’appliquer les normes les plus élevées d’inclusion, de respect, d’autonomie et d’égalité des chances dans toutes nos actions et pour l’ensemble de notre clientèle. Quant à notre environnement de travail, nous encourageons la positivité, la compassion, la dignité et l’indépendance pour tous.

En vertu de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), Maple doit respecter les normes d’accessibilité pour les domaines suivants :

• Service à la clientèle
• Information et communications
• Emploi

Accessibilité pour le service à la clientèle

Nous nous engageons à rendre notre service à la clientèle accessible et à former notre personnel à cet effet.

Action :

En 2020, étant donné que notre entreprise est passée à plus de 50 employés, nous avons mis en œuvre les actions suivantes :

• Recrutement de plusieurs fournisseurs spécialisés pour travailler sur l’accessibilité de nos applications numériques;
• Recrutement d’un entrepreneur spécialisé pour élaborer une stratégie et des normes d’accessibilité à l’échelle de l’entreprise;
• Évaluation et mise en œuvre de mesures correctives pour garantir l’accessibilité de nos applications numériques destinées aux consommateurs;
• Enquête auprès du personnel pour vérifier ses connaissances sur la notion de handicap, le nombre d’employés s’identifiant comme étant en situation de handicap, et le degré d’intérêt envers l’élaboration de politiques d’accessibilité;
• Élaboration de politiques et de pratiques de gestion des ressources humaines en matière d’accessibilité;
• Vérification de la cohérence des politiques et des pratiques de gestion des ressources humaines avec les principes d’indépendance, de dignité, d’intégration et d’égalité;
• Mise en œuvre d’une politique particulière pour permettre aux personnes d’utiliser leurs propres appareils fonctionnels;
• Promotion du recours à des accompagnateurs pour assister les personnes handicapées;
• Création de mécanismes de rétroaction pour les personnes handicapées;
• Envoi de documents en PDF, par courriel et en gros caractères au besoin;
• Mise en place d’une politique autorisant les animaux d’assistance;
• Dépôt d’un rapport de conformité au gouvernement;
• Élaboration et publication de la déclaration d’engagement en faveur de l’accessibilité, du plan pluriannuel et des politiques en matière d’accessibilité de Maple.

Règlement sur les normes d’accessibilité intégrées

1. Renseignements accessibles en cas d’urgence

Nous nous engageons à communiquer les renseignements publics sur les situations d’urgence de façon accessible aux clients et aux employés qui en font la demande. Au besoin, nous fournirons également aux employés handicapés des renseignements personnalisés sur les interventions d’urgence.

Actions prévues :

Sur demande, les renseignements sur les consignes d’urgence seront offerts dans un format accessible dès que possible.

2. Renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail

Lorsque Maple apprend qu’un employé vit avec un handicap nécessitant des mesures d’adaptation, l’entreprise lui fournit dès que possible des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail, s’ils sont nécessaires compte tenu de la nature du handicap.

Actions prévues :

• Si nous apprenons qu’un employé requiert de mesures d’adaptation, nous évaluerons les besoins et, si nécessaire, nous mettrons en place un plan personnalisé d’interventions d’urgence dès que possible.
• Si l’employé a besoin d’assistance en cas d’urgence sur le lieu de travail, nous fournirons, avec son accord, les renseignements nécessaires à la personne désignée pour l’aider.
• Nous examinerons les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail dans le cas où :
  • l’employé change de lieu de travail au sein de l’entreprise;
  • l’employé nous demande de le faire;
  • les politiques générales en matière d’interventions d’urgence sont révisées.

Date de conformité exigée : 31 décembre 2020
État : Terminé

3. Formation

Nous offrirons de la formation aux employés, aux bénévoles, aux professionnels de la santé et aux personnes qui participent à l’élaboration et à l’approbation de nos politiques, y compris une formation appropriée sur les exigences du Règlement sur les normes d’accessibilité intégrées (RNAI), les lois ontariennes sur l’accessibilité et les dispositions du Code des droits de la personne qui s’appliquent aux personnes handicapées. La formation sera en phase avec les fonctions des employés, des bénévoles, des professionnels de la santé et de tout autre membre du personnel.

Les mesures suivantes seront prises pour garantir que les employés reçoivent la formation nécessaire au respect des lois d’accessibilité de l’Ontario d’ici le 1er janvier 2022 :

Actions prévues :

• Concevoir et utiliser les documents de formation appropriés;
• Prévoir des formations d’appoint pour garantir une sensibilisation continue;
• Mettre en place un dossier des formations dispensées et y noter les dates et le nombre de participants;
• Offrir de la formation continue sur toute modification aux politiques d’accessibilité.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2023
État : Terminé

4. Égalité d’accès aux dossiers médicaux

Actions prévues :

• Mettre en place un service de texte de remplacement pour les documents et les images complexes, y compris les fichiers numérisés;
• Mettre en place un dispositif permettant aux patients malvoyants d’avoir accès à leur dossier médical de façon confidentielle grâce à nos applications.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2026
État : En évaluation

Accessibilité pour l’information et les communications

Nous nous engageons à consulter les personnes handicapées afin de déterminer leurs besoins en matière d’information et de communications et d’y répondre.

1. Processus de rétroaction

Afin de garantir l’accessibilité des processus de rétroaction aux personnes handicapées qui en font la demande, nous prendrons les mesures suivantes d’ici le 1er janvier 2022 :

• Étudier et mettre en place des options de rechange pour le format des processus de rétroaction, sur demande;
• Garantir l’accessibilité des processus de rétroaction aux personnes handicapées qui en font la demande grâce à des formats accessibles et des aides à la communication;
• Veiller à ce que le personnel et la direction soient au courant et conscients des mesures d’adaptation nécessaires en lien avec les processus de rétroaction;
• Fournir ou faire fournir à la personne handicapée qui le demande des formats accessibles et des aides à la communication en temps opportun et d’une manière qui tient compte des besoins en matière d’accessibilité de la personne qui découlent de son handicap;

Date de conformité exigée : 1er janvier 2022
État : Terminé

2. Formats accessibles et aides à la communication

Nous prendrons les mesures suivantes pour faire en sorte que toute l’information publique soit accessible sur demande d’ici le 1er janvier 2022 :

• Consigner par écrit les politiques et procédures d’accessibilité pour le service à la clientèle;
• Veiller à ce que le matériel de soutien ou marketing puisse être consulté dans un format de remplacement;
• Définir une stratégie de communication concernant la manière dont notre contenu sera mis à disposition sur demande.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2022
État : Terminé

3. Sites et contenus Web accessibles

Conformément au RNAI, notre site Web, ainsi que son contenu, est conforme aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.1 niveau AA.

Nous avons déterminé que la conformité en matière d’accessibilité de l’expérience client sur le Web est prioritaire, car elle touche le plus grand nombre de personnes.

L’évaluation de l’accessibilité sur toutes les plateformes est effectuée au niveau AA de la norme WCAG 2.1. La priorité et les efforts accordés aux correctifs répondent à la norme WCAG 2.0, mais il est également possible d’aller plus loin et de viser la conformité à la norme 2.1.

Actions terminées :

• Corrections de notre plateforme client sur les navigateurs selon la norme WCAG 2.1 AA et communication de toute exception avec la LAPHO.
• Livraison des rapports requis à la LAPHO.
• Personnel interne identifié et formé sur les exigences d'accessibilité.
• Évaluation et correction de notre site Web marketing et de notre contenu en ligne au niveau WCAG 2.1 AA.
• Nous avons recruté des "spécialistes de l'accessibilité" au sein de nos équipes de produits et d'ingénierie.

Plusieurs autres initiatives sont en cours pour assurer le respect des exigences en matière d'accessibilité, y compris :

• Intégrer les considérations et les exigences d'accessibilité dans le processus de développement en effectuant des tests de façon régulière avec des personnes handicapées ou à mobilité réduite.
• Fournir des améliorations de processus pour créer des flux de travail d'accessibilité afin que les futures fonctionnalités soient conçues de manière accessible.

Normes pour l’emploi

1. Recrutement

Nous nous engageons à appliquer des pratiques d’embauches équitables et accessibles. Nous informerons le public et le personnel des mesures d’adaptation mises à la disposition des candidats handicapés qui en font la demande durant les processus de recrutement et d’intégration.

Actions prévues :

• Examiner les politiques, les procédures et les documents types existants en matière de recrutement et y apporter les modifications nécessaires;
• Mettre à jour les offres d’emploi et aviser les employés des mesures d’adaptation mises à la disposition des candidats handicapés qui le demandent pendant le processus de recrutement;
• Mentionner la disponibilité des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement, y compris lors des appels de présélection;
• Consulter toute personne sélectionnée qui demande une mesure d’adaptation, et répondre à ses besoins en tenant compte de son handicap;
• Lors de la présentation d’une offre d’emploi, aviser le candidat retenu de nos politiques en matière de mesures d’adaptation pour les employés handicapés.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2022
État : Terminé

2. Soutien aux employés

Nous nous engageons à respecter les dispositions de la LAPHO relatives à l’obligation d’informer les employés sur les mesures de soutien en matière d’accessibilité mises à leur disposition par Maple.

Actions prévues :

• Informer les employés des politiques en matière de soutien aux employés handicapés, notamment celles relatives à l’adaptation du lieu de travail, pendant leur intégration et de façon continue si nécessaire;
• Aviser les employés de toute modification aux politiques d’accessibilité;
• Fournir des mesures d’adaptation pour permettre aux employés handicapés d’accomplir leur travail;
• Prendre les dispositions nécessaires pour fournir des formats accessibles et des aides à la communication aux employés handicapés qui le demandent.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2022
État : Terminé

3. Plans d’adaptation individualisés et processus de retour au travail

Nous prendrons les mesures suivantes pour élaborer et instaurer un processus d’élaboration des plans d’adaptation individualisés et des politiques de retour au travail pour les employés qui ont été absents en raison d’un handicap :

• Examiner les processus actuels et les réviser si nécessaire afin d’intégrer les employés dans l’élaboration de plans d’adaptation individualisés, notamment pour les retours d’absences à court et à long terme;
• Évaluer la somme de travail qu’exigent les mesures d’adaptation et mettre à profit les ressources internes et externes;
• Fournir la documentation sur les mesures d’adaptation dans un format accessible en tenant compte du handicap de l’employé;
• Inclure les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence dans les plans d’adaptation.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2022
État : Terminé

4. Gestion du rendement, perfectionnement et réaffectation

Nous prendrons les mesures suivantes pour garantir la prise en compte des besoins en matière d’accessibilité des employés handicapés dans les processus de gestion du rendement, de perfectionnement et de réaffectation :

Actions prévues :

• Évaluer les politiques, procédures, formulaires et documents types existants pour garantir la conformité avec le RNAI;
• Tenir compte des besoins des employés handicapés et de leur plan d’adaptation individualisé lors de l’évaluation du rendement, de la gestion du perfectionnement et de l’avancement professionnels et des possibilités de réaffectation, si nécessaire;
• Veiller à la formation des cadres sur leurs rôles et leurs responsabilités en matière de relations avec les employés handicapés;
• Former l’ensemble du personnel et des contractuels à répondre de manière appropriée aux besoins des personnes handicapées;
• Former toutes les personnes qui interviennent dans l’élaboration des politiques, des procédures et des pratiques en matière de service à la clientèle.

Date de conformité exigée : 1er janvier 2023
État : Terminé

Dépôt du rapport de conformité : Déposer le rapport de conformité sur l’accessibilité tous les trois ans. Les rapports sont requis au plus tard le 30 juin 2021 et les 31 décembre 2023, 2026 et 2029.

Date du dernier fichier: 14 novembre 2023
Prochaine date limite de dépôt : 31 décembre 2026

Pour de plus amples renseignements : Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Plan d’accessibilité, veuillez contacter Roxana Zaman, Chef de l’exploitation chez Maple.

Téléphone : 647.497.7453
Courriel : roxana@getmaple.ca